表計算ソフト・Excelならではの便利なセル入力方法・設定集（１）
Excelの最も大きな特徴は、入力欄が「セル」で区切られていることです。そして、そのセルごとに設定を最適化したり、セルを組み合わせて計算させたりと、使い方は無限大に広がります。
このページではExcelの便利なセル入力方法、設定集をまとめました。
文字をセル内にきれいに収める。 勤務時間の合計数を表示する。 絶対参照を使って、数式のコピーを簡単に行う。 入力した数の値によって色を変える。 Excelで難しい漢字にふりがなを付ける。 連続入力の内容を自分で設定する。
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文字をセル内にきれいに収める。
セルに文字入力している際、文字数が多いとセルからはみ出してしまう場合がありますね。これでは後から見直したときに、ちょっと見にくくなってしまいます。このようなときは、セルの書式設定で「両端揃え」と「折り返して全体を表示する」を選択すると、ぐぐっと見栄えが良くなります。
操作方法は以下の通りです。
1.文字が入力してあるセルを、マウスでまとめて選択します。
2.右クリックし、「セルの書式設定」をクリックします。
3.セルの書式設定の画面が開いたら、「配置」のタブを開き、横位置のところで「両端揃え」を選択し、文字の制御のところで「折り返して全体を表示する」にチェックを入れます。
4.最後にＯＫをクリックすれば設定完了です。
セルの書式設定の「配置」のタブでは、文章を縦表示にしたり、セルを結合したりと、様々な配置処理を行えます。自由自在に使いこなしたい項目の１つですね☆
勤務時間の合計数を表示する。
勤務表などを作成している場合、月末に日々の労働時間の合計を記入する場合がありますね。こんなときは、ＳＵＭ関数を使えば簡単に合計が出せますが、もし、１日の労働時間が「７：３０」などと時間表示だった場合はエラーになってしまいます。
このようなときは合計時間を入力するセルの、書式設定を行うことでエラーを回避できます。
1.時間数の合計時間を入力するセルを右クリックし、「セルの書式設定」を開きます。
2.「表示形式」のタブで、分類を「ユーザー定義」にします。
3.そして種類の部分に「[h]:mm」と入力し、ＯＫをクリックすれば設定完了です。
例えば、Ｃ３〜Ｃ３４までの時間数の合計を、Ｃ３５のセルに表示させたい場合。このときは、Ｃ３５に上記の設定を行い、「=SUM(C3:C34)」と入力してあげれば、時間数の合計が表示されます。
絶対参照を使って、数式のコピーを簡単に行う。
エクセルでB2、B3、B4、・・B9のセルに入力された数字を、Ｂ１０の合計値で割り、Ｃ２〜Ｃ９のセルにどのくらいの割合か表示させたい・・。
このようなときは、Ｂ２〜Ｂ９のセルの値を、それぞれＢ１０の値で割ってあげる必要がありますね。実操作として、まずＣ２のセルに「 =B2/B10 」と入力してあげます。そして、このＣ２のセルをドラグして下にＣ３、Ｃ４・・・とコピーしていくと・・・残念ながらエラーになってしまいます。この方法だと、Ｃ３のセルには「 =B3/B11 」、Ｃ４のセルには「 =B4/B12 」などと、分母にあたるセルも１つずつ下へずれてしまうんですね。
こんな時に、役立つのがセルの「絶対参照」です。
★ 絶対参照の表記について
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セルの絶対参照は、「セルの数式をどこにコピーしても、参照するセルの場所は変わらない」といったものです。表記方法は、セルの列番号と行番号に「＄」を付けてあげるだけです。前途の例で説明すると、以下のようになります。
「 =B2/$B$10 」
この数式をどのセルにコピーしても、分母は「Ｂ１０」の値を参照するようになります。従って、前途の例では、この数式をＣ２のセルに入力し、ドラグでＣ９までコピーすれば、きちんとした割合が表示されるようになります。
この絶対参照「＄」は、多くの場合、列番号と行番号にそれぞれ付けてあげる必要があります。もし、列番号だけに「＄」を付けると、行番号は絶対参照されなくなります。参照するセルを考慮して、うまく使いこなしたいですね！
入力した数の値によって色を変える。
Excelで数値を入力している際に、値ごとに色を付けてあげると、後で見直すときに、とても見やすくなりますね。Excelでは、ユーザー定義により、セルの数値によって「色」を自動で変えてあげることが可能です。例えば、＋の数値はそのままで、「−」の時は赤に。又、５以上は青、３以下は赤など、ユーザーの好みで設定が出来るんですね。
ここでは数値によって、文字の色を変化させる設定を見て行きましょう！
★ 数値が「−」の時は、赤く表示させる。
1.数値を入力するセルを選択し、ツールバーの書式から「セル（Ｅ）」をクリックします。
2.「セルの書式設定」の画面が開くので、ここで「表示形式」のタブを開きます。
3.次に「分類」のところで「ユーザー定義」を選択し、右側の「種類」のところで「#.##0;[赤]-#.##0」を選択し、ＯＫをクリックすれば設定完了です。
（３）のユーザー定義の種類の部分は、一覧から選ぶ以外にも、自分の用途に合わせて自由に設定できます。ちなみに「３以下は赤、５以上は青」のときは、「[赤][<=3]#.##0;[青][>=5]#.##0」と入力します。基本を覚えれば、色々と応用出来そうですね☆
エクセルで難しい漢字にふりがなを付ける。
エクセルでは、漢字入力したセルと同じセル内に「ふりがな」を付けることが可能になっています。名前などの漢字を入力した上のセルに、わざわざ読み仮名などを入力する必要が無いので、とても便利ですね。
そこで、漢字の「ふりがな」の表示方法を見て行きましょう！
★ ふりがなの表示方法
1.ふりがなを付ける漢字を選択します。
2.ツールバーの書式から「ふりがな」⇒「表示／非表示（Ｓ）」を入力すれば、設定完了です。
この設定をすると、選択したセル内の全ての漢字に「ふりがな」が表示されます。漢字の苦手な外国人の方や、小さい子供達に見せる資料などを作成する場合は、この機能を使えばとても助かりますね。
又、このふりがなは、入力の際に変換される前の”ひらがな”がそのまま用いられます。特殊な読み方をする際は、（２）のところで「ふりがな」⇒「編集」を選択し、ふりがなを修正してあげましょう☆
連続入力の内容を自分で設定する。
Excelでは、数字、曜日、月などを自動で連続して入力してくれる機能がありますね。
例えば曜日を入力したい場合は、まず月曜日と入力し、そのセルの右下の枠部分にマウス・ポインタを合わせ、十字架のフィルハンドになったときに、左クリックして下に持っていくと、火曜日、水曜日・・・と自動で入力してくれます。数字や月日についても同様です。この連続入力の項目は、数字や曜日など限られていると思われがちですが、実は自分で項目を設定することが出来てしまいます。
そこでここでは、連続入力の項目を、自由に設定する方法について見て行きましょう。
例として、一番上のセルの「青森県」と入力し、その下のセルに、秋田県、岩手県・・と県名が連続表示される項目を作成する方法を見て行きます。
1.Excelのツールバーの「ツール」から「オプション」を開きます。
2.オプションの画面が開いたら、「ユーザー設定リスト」のタブをクリックします。
3.ここで、「リストの項目」の部分に「青森県,秋田県,岩手県,山形県,宮城県,福島県」と入力し、追加ボタンをクリックします。
4.最後にＯＫをクリックすれば設定完了です。
この連続入力は、下方向のセルだけでなく、右方向のセルにも有効です。又、必ずしもリストの一番初めの言葉から入力する必要はありません。上記の例ですと、宮城県から初めても、福島県、青森県、秋田県・・と連続で入力してくれます。自分の用途に合ったリストを作って、作業効率ＵＰに図りたいですね☆
