使い勝手が何倍にも広がる、Excelのお役立ち操作集
Web上のデータをExcelに取り込んで自動更新させたり、入力済みの住所から郵便番号を割り出したりと、Excelには役立つ機能が数多く詰め込まれています。ごく普通に使用していると気付かないかもしれませんが、この機会に役立つものをピックアップして頂ければ幸いです。
オートフォーマットを利用して、表を作成する。 表の行と列を入れ替える。 ウェブ上のデータをExcel上に取り込んで、自動で更新させる。 Excelの列(縦欄）ごとにＭＳ−ＩＭＥの入力モードを指定する。 入力済の住所から、郵便番号を割り出す。 Excelデータを、オリジナルの指定順に並べる。 連続データの増分を指定する。
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オートフォーマットを利用して、表を作成する。
Excelで表を作成している際に、線を引いたり見やすいようにセルに色付けしたりするのは、ちょっと手間のかかる作業ですね。こんな時の為に、Excelでは、オートフォーマットという機能が付いており、表作りの手間を省くことが出来ます。
★ オートフォーマットの操作方法
1.レイアウトしたい表の部分を選択します。
2.次にツールバーの「書式」から「オートフォーマット」をクリックします。
3.オートフォーマットの画面が開いたら、好きなフォーマットを選択し、ＯＫをクリックすれば完了です。
このオートフォーマットは、表の行や列の項目や、中身の内容を全て記入した後に用いると、使いやすいと思います。規模の大きい表作りをしていると、線を引いたり、色付けしたりと面倒ですが、このフォーマットを活用すれば、楽々出来そうですね。
表の行と列を入れ替える。
Excelで表を作成しているとき、行と列が逆の方が良かったかなぁ・・・と思うことはありませんか？又、自分で良いと思っても上司に行と列を逆にするように言われたら、言う通りにしないといけません。こんなとき、わざわざ最初から入力し直すのはちょっと面倒なのですが、「形式を選択した貼り付け」の操作を行えば、一発で行と列が逆になった表をコピー＆貼り付け出来ます。
★ 操作方法
1.まず行と列を入れ替える表を選択し、右クリック⇒コピーとクリックします。
2.次に表を貼り付けるセルを選択してから、ツールバーの「編集」⇒「形式を選択して貼り付け」をクリックします。
3.「形式を選択して貼り付け」の画面が開いたら、一番右下にある「行列を入れ替える」にチェックを入れてＯＫをクリックすれば、行と列が逆になった表が貼り付けされます。
この「形式を選択して貼り付け」の項目では、数式や入力規則のみのコピー＆貼り付けが出来るようになっています。難解な数式の入力や、特殊な入力規則など、手間を省くため、是非役立てたいですね！
ウェブ上のデータをExcel上に取り込んで、自動で更新させる。
ホームページ上のデータは、ドラグ＆コピーで簡単にExcelファイルに貼り付けることが出来ます。このデータを用いてExcelで加工するだけの用途ならいいのですが、日々変化するWeb上のデータをExcelでも更新したい！っという場合には、Webクエリという機能で自動更新することも可能です。そこでここでは、Excelの「Webクエリ」の設定方法について見ていきましょう☆
★ 設定方法
1.Excelを開き、ツールバーの「データ」から「外部データの取り込み」⇒「新しいWebクエリ」と開いていきます。
2.すると「新しいWebクエリ」という画面が表示されるので、アドレス欄に、取り込むサイトのアドレスを入力し、移動をクリックします。
3.該当のページが開いたら、取り込みたい部分の矢印表示をクリックし、「取り込み」ボタンを押します。
4.すると「データのインポート」画面が表示されるので、取り込む場所を決めて、ＯＫをクリックします。
5.Excel上にデータがインポートされたら、今度は自動更新させるセルを選択し、ツールバーのデータから「外部データの取り込み」⇒「データ範囲のプロパティ」を開きます。
6.コントロールの更新の項目にある「定期的に更新する」にチェックを入れ、更新する時間間隔を入力し、ＯＫをクリックすれば設定完了です。
日々更新されるWeb上のデータを、Excelを使って加工したい！っといった場合に、大きな効果が得られる操作だと思います。機会がありましたら、是非、試してみてください。
Excelの列(縦欄）ごとにＭＳ−ＩＭＥの入力モードを指定する。
社員名簿など作成しているとき、列（縦欄）によって、全角カタカナや、全角ひらがな、全角英数字など、決められた形式で入力したい場合がありますね。このようなときは、列ごとにＭＳ−ＩＭＥの入力モードを指定してあげると、とても便利です。今回はこの設定方法を見て行きましょう！
例として、Ｂ列を「の入力モードを全角カタカナ」に指定する設定についてです。。
1.入力規則を設定する列「Ｂ」を選択します。
2.Ｂ列が選択された状態で、ツールバーの「データ」から「入力規則」をクリックします。
3.「データの入力規則」の画面が開いたら、「日本語入力」のタブを開き、日本語入力のところで「全角カタカナ」を選択し、ＯＫをクリックすれば設定完了です。
このデータの入力規制ですが、その入力モード以外へ変換出来なくなるわけではなく、スペースキー等を押せば、変換することが可能です。効率的にデータ入力を行う為、是非行っておきたい設定ですね☆
入力済の住所から、郵便番号を割り出す。
エクセルで、入力済みの住所から、郵便番号を割り出したい・・といった場合があるかと思います。このとき、日本郵便のホームページを使って、１つ１つ住所を入力し、郵便番号を検索していくのはちょっと面倒ですね。Microsoft Officeでは、郵便番号変換ウィザードというものがあり、これを使えば、いくつかのセルに入力された住所から、郵便番号への変換が、１回で出来てしまいます。
今回は、この郵便番号変換ウィザードについて見ていきましょう！
（もともとこの郵便番号変換ウィザードはインストールされていない場合が多いので、このソフトをインストールするところから入っていきます。）
★ 操作方法
1.まず初めにマイクロソフトのオフィスオンラインページ「http://office.microsoft.com/ja-jp/default.aspx」にアクセスし、検索欄で「郵便番号変換ウィザード」と入力、検索をします。
2.表示された一覧から、「Excelアドイン：郵便番号変換ウィザード」と、「Office更新プログラム：郵便番号辞書2007年１１月版」をダウンロードします。
（手間を省くため、ダウンロードするときは保存ではなく「実行」を行ってください。）
3.２つのソフトをインストールしましたら、Excelファイルを開き、ツールバーの「ツール」から「アドイン」をクリックします。
4.すると「アドイン」画面が開きますので、ここで「郵便番号変換ウィザード」にチェックを入れてＯＫをクリックします。
5.次に、住所が入力されているセルを選択し、ツールバーのツールから「ウィザード」⇒「郵便番号変換」をクリックします。
6.郵便番号変換ウィザードが開いたら「住所から郵便番号を生成する」を選択し、次へと進みます。
7.次に「住所データのセル範囲」と、「郵便番号を出力するセル範囲」を指定し、次へと進みます。
8.最後に「コメントに出力する」を選択し、完了をクリックすれば、（７）で指定したセルに郵便番号が表示されます。
今回は、住所から郵便番号を入力させる操作でしたが、これとは逆に郵便番号から住所を表示させることも出来ます。複数のセルをまとめて変換できるので、いざという時のために、是非覚えておきたい操作ですね☆
Excelデータを、オリジナルの指定順に並べる。
エクセルデータで社員一覧表を作成しているときなど、営業部や販売部など、部署ごとに順番を並び変えたい場合があると思います。しかし、この営業部や販売部などは、あいうえお順などのソート機能で、希望通りの順番に並ぶとは限りません。そこで、是非使いたいのがExcelの「並び替えオプション」です。
今回は、Excelデータをオリジナルの指定順で並べる方法を見ていきましょう。
★ 操作方法
1.まず初めに、ツールバーの「ツール」から「オプション」を開きます。
2.次にオプション画面の「ユーザー設定リスト」のタブを開き、「新しいリスト」を選択します。そして「リストの項目」の部分で並べたい順番通りに１行ずつ入力します。
3.入力が終わったら、右側にある「追加」ボタンを押し、ＯＫをクリックしてオプション画面を閉じます。
4.次に表内のセルをクリックして、ツールバーの「データ」から「並び替え」のボタンをクリックします。
5.並び替え画面が開いたら、「最優先されるキー」のところで、Excel表の並び変える言葉が入力された列の項目名を選択します。
6.次にオプションボタンをクリックすると、「並び替えオプション」が開くので、ここで（１）〜（３）で作成したリストを選択、ＯＫをクリックします。
7.並び替え画面に戻ったら、ここでもＯＫをクリックすると、並び替えが行われます。
Excelには、もともと日付順やあいうえお順に並び替えられるソート機能がありますが、このようにオリジナルの並び替えも出来てしまいます。是非活用したいですね☆
連続データの増分を指定する。
Excelで連続するデータを入力するとき、オートフィルの機能を使うと、とても便利ですね。このとき、連続するデータは、1、2、3・・・と１つずつ大きくなっていくの一般的ですが、「連続データ」の設定をしてあげることにより、データの「増分」を自由に設定してあげることも可能です。
そこでここでは、この連続データの増分を指定する方法を見て行きましょう！
★ 操作方法
例として今回は、「５」ずつ増えるオートフィルを作成します。
1.先頭の数値が入力されたセルの右隅を（ポインタがフィルハンドになった状態で）、右クリックし連続データを入力する部分まで下方へドラグします。
2.マウスの右クリックを放すと、メニュー一覧が開きますので、ここで「連続データ（Ｅ）」をクリックします。
3.すると「連続データ」の画面が開くので、範囲の部分で「列」を、種類の部分で「加算」を選択します。
4.次に「増分値」の部分で「５」と入力し、ＯＫをクリックすれば操作完了です。
今回の操作で重要なのは、一番上のセルの右下がフィルハンドになった状態で、マウスの右クリックでドラグすることです。左クリックですと、メニューが表示されませんので、ご注意願います。
