是非おさえておきたいExcelの基本設定集
表計算ソフトの定番であるExcelは、2003、2007、2010と次々に進化と遂げてきました。しかし、基本的な設定は、今も昔も変わらないままだと思います。
このページでは、Excelを使うにあたって、是非おさえておきたい設定集を集めてみました。
ツールバーに、よく使う操作ボタンを追加する。 新規作成時のシート数を変更する。 重要なExcelファイルにパスワードを設定する。 壊れたExcelファイルを修復させる。 オートコンプリートのＯＮにする。 ＣＳＶファイルをExcelに取り込む。 ワークシートごと、他のExcelファイルにコピーする。 Excelのセキュリティレベルを高くする。
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ツールバーに、よく使う操作ボタンを追加する。
Excelを使っているときに、ツールバーに配置してある「操作ボタン」は、ユーザーにとってとても重宝するものです。セルに色を付けたり、文字を太字にしたりと、ボタン１つで出来るのは、すごく手間が省けます。しかし、自分がよく使う操作ボタンが、ツールバー上に無い・・・といった場合もあるかと思います。
そのようなときは、ツールバー上に、よく使う操作ボタンを設置しちゃいましょう☆
例として、新しいワークシートを作成する「ワークシート」ボタンを設置してみます。
1.任意のExcelファイルを開き、ツールーバーの「ツール」から「ユーザー設定」を開きます。
2.ユーザー設定のタブが開いたら「コマンド」のタブをクリックします。
3.次に左側の「分類」の項目から「挿入」を選択します。
4.そして、右側に現れた「ワークシート」のボタンをツールーバー上の好きな場所へドラグすれば設置完了です。
5.次回、新しくワークシートを作成するときは、このボタンを押せばＯＫです。
追加したボタンをツールバーから削除する場合は、「Alt」キーを押しながら、ツールバーの外へドラグしてあげればＯＫです。このほかにも、非常にたくさんの操作を、「ボタン」としてツールバーに置くことが出来ます。
もしお時間がありましたら、ユーザー設定の「コマンド」のタブを覗いてみてください。
新規作成時のシート数を変更する。
Excelで新規ファイルを作成すると、通常３つの「Ｓｈｅｅｔ」が作成されます。しかし、使用者によっては、３つじゃ全然足りないといった場合があるかもしれません。新規ファイルを開くときのＳｈｅｅｔ数は、実は自由に設定することが可能となっています。
設定方法を以下になります。
1.Excelファイルを開き、ツールバーの「ツール」から「オプション」を開きます。
2.次に「全般」タブをクリックし、真ん中辺りにある「新しいブックのシート数」に好みの数字を入れます。
3.最後にＯＫをクリックすれば設定完了です。
こうすることで、新規のExcelファイルには、設定した数のＳｈｅｅｔが準備されるようになります。また、ここまでしなくても大丈夫だなぁといった場合には、必要に応じて、ツールバーから「挿入」⇒「ワークシート」を選択しても、Ｓｈｅｅｔを増やすことが可能ですね☆
重要なExcelファイルにパスワードを設定する。
大切な情報を保存しているExcelファイルが、安易に他人に見られてしまうことは、避けたいものです。そこでこちらでは、重要なExcelファイルにパスワードをかける設定を見ていきましょう。
★ Excelファイルのパスワード設定方法
1.パスワードをかけたいExcelファイルを開き、ツールバーの「ファイル」から「名前を付けて保存」をクリックします。
2.「名前を付けて保存」の画面が開いたら、任意でファイル名を入力し、右上の「ツール」から「全般オプション」をクリックします。
3.すると「保存オプション」の画面が開くので、「読み取りパスワード」と「書き込みパスワード」をそれぞれ入力し、ＯＫをクリックします。
4.パスワードの確認画面が開いたら、再度、パスワードを入力し、ＯＫをクリックします。
5.「名前を付けて保存」の画面に戻ったら、「保存」ボタンをクリックすれば、設定完了です。
もうお解かりかと思いますが、このパスワードは、読み取り時と書き込み時に分けて設定できます。回覧は許可するが、書き込み・更新はＮＧなど、権限に分けて設定できますね。
又、今回は名前を付けて「新たに」ファイルが保存されますので、もとになったファイルの保管にもご注意願います。
壊れたExcelファイルを修復させる
Excelファイルには、突発的なファイルの破損に備えて、修復機能が付いています。ファイルが壊れることは、あまり無いかもれしませんが、万が一の時の為に、方法を知っておくと助かるかもしれません！
操作方法は至って簡単です。
1.初めにExcelを起動し、ツールバーのファイルから「開く」をクリックします。
2.「ファイルを開く」の画面が開いたら、壊れたExcelファイルを選択します。
3.そして「開く」ボタンの右側にある、小さい下矢印をクリックし、その中から「開いて修復する」を選択します。
4.すると確認メッセージが表示されますので、ここで「修復」ボタンをクリックすれば、破損部分の修復が開始されます。
もし、修復ボタンをクリックしても、改善されない場合は、「データの抽出」だけでも試してみると良いでしょう。
オートコンプリートのＯＮにする。
Excelで表を作成しているときなど、いくつかのセルに同じ文字列を入力する場合があると思います。このとき、そのセルごとに同じ文字列を一つ一つ入力するのはちょっと面倒ですね。
そこで是非利用したいのが、Excelのオートコンプリート機能です。この機能をＯＮにしておくと、一度入力した文字列の頭文字を入力するだけで、文字列すべてを表示してくれます。
この「オートコンプリート」の設定は以下のとおりです。
1.ツールバーの「ツール」から、「オプション」をクリックします。
2.オプション画面が開いたら、「編集」のタブをクリックします。
3.下の方にある「オートコンプリートを使用する」にチェックをいれて、ＯＫをクリックすれば設定完了です。
但し、繰り返し文字列を入力しない場合は、この機能は逆効果のなってしまいますので、そのときはチェックを外してください。
ＣＳＶファイルをExcelに取り込む
データベースソフトや、Web上などでデータを共有するとき、「ＣＳＶ」というファイル形式を使う場合があると思います。これは、見かけ上はExcelのように見えるのですが、実際はデータをカンマで区切った、テキスト形式のデータです。そのため、Excelで開いても、実際のデータとは違うものが表示される場合があるんですね。
そこでここでは、ＣＳＶファイルをきちんとExcelに取り込む（表示させる）方法を見ていきましょう！
★ 操作方法
1.Excelを開き、ツールバーの「データ」から「外部データの取り込み」を選択します。（Excel2000では「テキストデータのインポート」を選択します。）
2.「データファイルの選択」画面が開いたら、ここで読み込みたいＣＳＶファイルを選択し、開くボタンをクリックします。
3.すると「テキスト ファイル ウィザード」の画面が開くので、「カンマやタブなどの区切り文字によってフィールドごとに区切られたデータ」を選択し、次へと進みます。
4.次に区切り文字のところで「カンマ」を選択し、次へと進みます。
5.そして、データのプレビューの部分で、各列ごとに、「列のデータ形式」を選択します。（各列を選択して、右上の「列のデータ形式」の中から選んであげます。）そして完了ボタンをクリックします。
6.するとデータの取り込み画面が開くので、データを取り込む位置を指定し、ＯＫをクリックすれば操作完了です。
はがき作成ソフトなどでも、データがＣＳＶ形式で表示されることがあります。データ内容に間違いが無いよう、ＣＳＶは、Excelで開くように努めたいですね☆
ワークシートごと、他のExcelファイルにコピーする。
Excelのあるデータ資料を、新しいExcelファイルへコピーして編集したい・・・。Excelをよくお使いの場合は、このような場面が意外と多くあると思います。このとき、セルをドラグして、コピペするのも良いですが、セル幅がコピーされなかったりするし、ちょっと面倒ですね。
そこで、Excelのワークシートごと新しいExcelファイルへコピーする操作方法を見ていきましょう！
★ 操作方法
1.コピーするワークシートのシート名の部分を右クリックし、開くメニューから「移動まだはコピー」をクリックします。
2.「シートの移動またはコピー」の画面が開いたら、「移動先ブック名」のところで、「新しいブック」を選択します。
3.次に、「コピーを作成する」にチェックを入れます。
4.ＯＫをクリックすると、新しいブックへのコピーが完了されます。
今回は新しいExcelファイルへコピーする操作でしたが、既存のExcelファイルへのコピーも出来ます。操作方法は、まずコピー元と、コピー先の二つのExcelファイルを同時に開き、（２）のところの移動先ブックのところで、コピー先のExcelファイル名を選択してあげるといった具合です。
一度作成したシートを活用し、作業時間短縮に努めたいですね☆
Excelのセキュリティレベルを高くする。
ExcelのOfficeソフトには、マクロなどのプログラムが実行できるようになっています。しかし、このマクロを利用したウィルスが、近年多いのも事実・・・。
そこでこちらは、Excelにて、このマクロのセキュレティレベルを最高にしておく設定を見ていきましょう。
★ 設定方法
1.任意でExcelファイルを開きます。
2.ツールバーのツールから、「マクロ」⇒「セキュリティ」と開いていきます。
3.すると「セキュリティ」の画面が開くので、「セキュリティレベル」のタブで、「最高」を選択し、ＯＫをクリックすれば設定完了です。
Wordについても、同じような方法でマクロのセキュリティレベルを「最高」に設定することが出来ます。
ただし、この最高レベルは、友人や同僚から送付された「添付ファイル」のマクロも無効にしてしまう場合があるので、もし使いづらいな・・・と感じたときは「高」に戻してあげてくださいね。
