さらに一歩進んだ、Wordのお役立ち操作集
文書のテンプレートを活用したり、Excelの表を挿入したりと、Wordには文書作成に役立つ操作が、詰め込まれています。
その中で、実際に役立つ操作集を以下にまとめました。
Wordで、間違って入力していた文字を「置換」でまとめて修正する。 壊れたＷｏｒｄファイルを修復する。 キー操作で、途切れの無い横線を引く。 署名などの定型句を使い回す。 「敬具」や「拝啓」などの、入力オートフォーマットを利用する。 ＷｏｒｄにＥｘｃｅｌの表を挿入する。 箇条書きのデータを、表に変換する。
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Wordで、間違って入力していた文字を「置換」でまとめて修正する。
文書を作成しているとき、突然、これまで入力していたある「言葉」の間違いに気付くときがあります。何度もその間違った言葉を入力しており、一つ一つ直すのが面倒・・・。
こんなときは「置換」という機能を利用して、１回でまとめて、間違えた言葉を修正することが可能です。
★「置換」の操作方法
1.間違った言葉を使用していたWordファイルを開き、ツールバーの編集から「置換」をクリックします。
2.すると「検索と置換」の画面が開くので、「置換」のタブになっていることを確認します。
3.「検索する文字列」のところで、間違って入力していた言葉を入力します。
4.次に「置換後の文字列」のところに、正しい言葉を入力します。
5.そしてオプションのボタンをクリックすると、検索オプションの項目がプルダウンされるので、ここで「あいまい検索」にチェックが入っていることを確認します。
6.「すべて置換」のボタンを押します。表示されるメッセージを確認し、ＯＫを押せば置換完了です。
また、間違っている文字の検索のみをしたい場合は、「検索する文字列」に文字を入力し、「次を検索」のボタンを押せば、文書中の該当文字が黒く表示されます。言葉の間違いの有無も、ここで確認できますね。
壊れたWordファイルを修復する。
Excelの基本設定ページで、Excelファイルを修復する方法について触れましたが、同じOfficeソフトであるWordにも、もちろんファイルの修復機能は付いています。
操作方法はExcelとほとんど一緒ですが、一部違う部分があります。
★ 操作方法
1.Wordを開き、ツールバーの「ファイル」から「開く」をクリックします。
2.「ファイルを開く」の画面が開いたら、修復したいWordファイルを選択します。
3.そして、ファイルの種類の所で「ファイル修復コンバータ」を選択し、「開く」ボタンをクリックします。
4.Wordファイルの修復に成功すると、修復の結果が表示されます。
Wordファイルが壊れて開けない場合でも、この方法を是非、一度お試しください。やってみる価値は必ずありますから。
キー操作で、途切れの無い横線を引く。
Wordで文書に区切りを付けるときなど、途切れの無い横線を引きたい場合がありますね。このとき、図形描画を使って横線を引くのも１つの手ですが、これだとちょっと面倒ですね。
こんなときは、図形描画を使わずとも、キー操作だけで、横線を引くことが可能です。操作はとても簡単ですよ♪
★ 操作方法
1.全角で、キーボードの「ー」（ひらがなの「ほ」の部分です）を３つ連続で入力します。
2.スペースキーを２回押して、「[全]ダッシュ」に変換されたところでＥｎｔｅｒキーを押下します。
3.すると、３文字分の、区切れの無い横線が入力されます。
タイトルの下線など、長い横線は、意外と使うものかと思います。この操作を覚えておけば、資料作成が捗ること間違いなしですね。
署名などの定型句を使い回す。
Wordで文書を作成するとき、自分の会社名や連絡先、氏名は毎回入力する場合が多いと思います。しかし、同じ文字を入力するのに、毎回入力するのはちょっと面倒ですね。
こんなときに使用したいのが、Wordの「定型句」の機能です。
★ 定型句の作成方法・使用方法
例として、以下の定型句を作成する方法を見ていきましょう！
メルマガ：知って得する！パソコンで出来ることの全て！
メルマガＩＤ：0000177538
発行者：Ｓｈｉｇｅ
1.まず初めに、Word上に書かれた上記の署名部分を全てドラグします。
2.次にツールバーの「挿入」から「定型句」⇒「新規作成」をクリックします。
3.すると「定型句の作成」画面が開くので、定型句の名前を付けます。上記の例で、今回は「メルマガ名」を名付け、ＯＫをクリックします。これで新しい定型句が作成されます。
使用するには、挿入したい部分で今回作成した定型句名「メルマガ名」と入力し、Ｅｎｔｅｒキーを２回押せばＯＫです。
長い定型句も、この機能を用いれば一瞬で入力できますね！Wordでは見逃すことの出来ない、すばらしい機能だと思います。是非ご活用くださいませ。
「敬具」や「拝啓」などの、入力オートフォーマットを利用する。
Wordには、ビジネス文書を容易に作成する為、「拝啓・・敬具」や「記・・・以上」などの、入力オートフォーマット機能が付いています。又、「平素は格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。」などの挨拶文も、この機能で自動入力が出来てしまいます。ビジネス文句は、ちょっと苦手・・・といった場合でも、これなら安心して作成に取り組めますね！
そこで今回は、この入力オートフォーマットの設定確認と、使用方法を見て行きましょう。
★ 入力オートフォーマットの設定確認方法
1.任意のWordファイルを開き、ツールバーの「ツール」から、「オートコレクトのオプション」をクリックします。
2.「オートコレクト」の画面が開いたら、「入力オートコレクト」のタブを開き、下の方にある以下の３つの項目にチェックが入っていることを確認します。
○頭語に対応する結語を挿入する。
○’記’などに対応する’以上’を挿入する。
○あいさつ文を入力したら、ウィザードを起動する。
3.確認後、ＯＫをクリックします。
この入力オートフォーマットの機能がＯＮになっていると、例えば「拝啓」と入力すると、右下の方に自動で「敬具」と表示されるようになります。
又、それと同時に「あいさつ文」のツールボックスも表示されるので、ここから「平素は格別のご高配を賜り・・・」などのあいさつ文を選択して入力することが可能です。
ビジネス文書の校正にも使える、優れた機能ですね☆
WordにExcelの表を挿入する。
Wordの文書中に、予め作ってあるExcelの表を挿入したい・・・。仕事などで文書を作成していると、このような場面に出くわすことは、少なくないと思います。同じOfficeソフトだし、コピー＆ペーストで簡単に出来る操作ではないかと思いますが、これだけだと、Wordに貼り付けた表を編集出来なくなってしまいます。
そこでここでは、Excelの表を編集機能を持ったまま、Wordへコピーする方法を見て行きましょう！
★ 操作方法
1.Excelの表をドラグして、ツールバーの「コピー」ボタンをクリックします。
2.Wordファイルを起動し、表を貼り付けたい場所にカーソルを置きます。
3.ツールバーの編集から「形式を選択して貼り付け」をクリックします。
4.「形式を選択して貼り付け」の画面が開いたら、貼り付ける形式の部分で「Microsoft Excelワークシート オブジェクト」を選択し、ＯＫをクリックすれば操作完了です。
文書中に貼り付けた表を編集するときは、表をダブルクリックします。すると、画面内にExcelのウィンドウが表示され、Excelと同様に編集することが出来ます。
又、表の周りの黒いハンドルをドラグすれば、表のサイズ変更も行えますよ。
箇条書きのデータを、表に変換する。
Wordで箇条書きの文書を作成して後、表にした方が見やすいなぁ・・・と思ったことはないでしょうか。こんなとき、一度入力した文書やデータを、表の枠を作ってから、わざわざ入力し直すのはちょっと骨の折れる作業ですね。
しかし、Wordでは、入力済みのデータにある操作を行うだけで、表へ簡単に変換することが出来ます。
★ 入力済みのデータを表に変換する操作方法
1.予め入力されているデータで、縦線を引きたい部分にカーソルを置き、Ｔａｂキーを押下します。これを表にしたい全ての部分で行います。
2.次に行の最後の部分で、Ｅｎｔｅｒキーを押下して改行を行います。これを表にする全ての行で行います。
3.そして表にする部分を全てドラグして選択し、ツールバーの「表の挿入」ボタンをクリックすれば、操作完了です。
この操作を行うだけで、一見箇条書きだった部分が、表を早変わりします。文書作成の効率化の為、是非覚えておきたい操作ですね☆
