Wordの優れた印刷機能集
せっかくきれいに文書を作成しても、印刷が上手くいかなかったら元も子もありません。
このページでは、Ｗｒｏｄならではの、優れた印刷機能をまとめました。
次ページにあふれた部分を、１ページ内に収める。 ２ページ分の文書を、用紙１枚に印刷する。 指定した部分だけ、印刷されないようにする。 各ページの上下に、日付やページ番号を挿入する。 Ａ４サイズの文書を、はがきに印刷する。 Ｅｘｃｅｌのデータを、Ｗｏｒｄに差し込んで印刷する。
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次ページにあふれた部分を、１ページ内に収める。
Wordで書面を作成したとき、１ページに収めるべきものが、次ページにちょっとだけあふれてしまった・・・。こんなことって意外と多くありますね。文を編集したり、行間をカットしたりして、なんとか１ページ内に収めるのも良いかもしれませんが、２〜３行ぐらいの溢れなら、「１ページ分圧縮」機能により、１ページに収めることも可能です。
そこで今回は、この「１ページ分圧縮」の設定方法を見ていきましょう。
★ 設定方法
1.次ページに溢れてしまったWordファイルを開きます。
2.ツールバーのファイルから「印刷プレビュー」をクリックします。
3.すると印刷プレビュー画面に切り替わるので、ツールバーの「１ページ分圧縮ボタン」（文書と矢印が描かれたボタン）をクリックすれば、設定完了です。
ここで１つ注意があるのですが、圧縮する部分が大きすぎると「これ以上圧縮できません」と表示されます。この場合は、ページ当たりの行数を増やす設定をしてあげる必要があります。設定は、ツールバーの「ページ設定」から行うことが出来ますよ。
２ページ分の文書を、用紙１枚に印刷する。
Wordファイルをよく印刷するが、用紙を無駄に使いたくない・・・。といった場合があるかと思います。こんなときは、印刷設定により、Wordファイルの２ページ分を、１枚の用紙に印刷させることが可能です。
会社の担当内で回覧する文書など、きちっとした書式が求められない場合は、経費削減の為、ぜひ使いたい機能ですね！
★ 操作方法
1.２ページを１枚で印刷したいWordファイルを開きます。
2.ツールバーのファイルから「印刷」をクリックします。
3.印刷画面が開いたら、右下の「１枚あたりのページ数」で「２ページ」を選択します。
4.最後にＯＫをクリックすると、印刷が開始されます。
もし、Ａ４縦向きの文書で、２ページ分の印刷をすると、小さいページが左側に、その次のページが右側に表示されます。用紙の向き（縦／横）も考慮すると、より見やすくなるかもしれませんね。
指定した部分だけ、印刷されないようにする。
Wordで作成した文書で、ある部分だけ印刷されないようにしたい。けれど削除するのはもったいないし、何かうまい方法はないか・・・。このような時、Wordの「隠し文字」の機能を使えば、指定した部分を表示させずに、印刷できてしまいます。書類のフォーマットに説明書きをしたいときなど、とても役立つ機能ですね！
そこで今回は、この隠し文字の設定について見て行きましょう！
★ 設定方法
1.表示したくない部分を、ドラグします。
2.ツールバーの「書式」から「フォント」をクリックします。
3.フォント画面が開いたら、「フォント」のタブの「文字飾り」の部分で「隠し文字」にチェックを入れます。
4.最後にＯＫをクリックすれば、設定完了です。
この隠し文字の設定をすると、その部分に文字に下線（点線）が表示されます。印刷プレビュー画面で見てみると、この部分は表示されない状態になります。
是非覚えておきたい操作の１つですね
各ページの上下に、日付やページ番号を挿入する。
Wordで数ページにわたる書類を作成しているとき、全ページに日付やページ番号を入れたい場合があると思います。このようなとき、ページごとに番号や日付を入力していくのは、ちょっと面倒ですね！
そこで、是非利用したのがヘッダーとフッターの機能です。ページの上部分にヘッダーを、下部分にフッダーを挿入すると、ここにページ番号は日付などを手軽挿入できてしまいます。
★ ヘッダーとフッターの使用方法
1.Wordファイルを開き、ツールバーの「表示」から「ヘッダーとフッター」をクリックします。
2.すると、ページの上下に点線で囲まれたヘッダーとフッターが表示されます。
3.これと同時に「ヘッダーとフッターの編集画面が表示されるので、ここで「ページ番号の挿入」や「日付の挿入」ボタンを利用して、自分の好きな位置に、ページ番号や日付を挿入します。
4.ヘッダーとフッターの編集が終わりましたら、ツールバーの「閉じる」クリックします。
Wordで何ページにもわたる文書を作成しているとき、このヘッダーとフッターの機能は欠かせないものですね！
「定型句の挿入」ボタンでは、ページ番号や日付を１回で入力できるものもありますので、是非ご活用頂ければ幸いです。
Ａ４サイズの文書を、はがきに印刷する。
Ａ４サイズで予め作成してあった文書を、はがきに印刷したい。このようなとき、文書をわざわざ作り直す必要に駆られるかもしれませんが、その必要はありません。作成済みの文書を、はがきサイズに縮小印刷してあげればＯＫなんです。しかも、Wordでは縮小率もはがきの大きさに合わせて自動で計算してくれるので、これを使わない手はありませんね！
そこで今回は、Ａ４サイズの文書をはがきに印刷する操作方法を見て行きましょう！
★ 操作方法
1.はがき印刷をする文書を開き、ツールバーの「ファイル」から「印刷」をクリックします。
2.印刷画面が開いたら、「拡大／縮小」項目の用紙サイズの指定のところで「はがき」を選択します。
3.最後にＯＫをクリックすれば、印刷が開始されます。
今回ははがきの印刷でしたが、（２）の用紙サイズの指定では「封筒」や「角型３号」など、様々な用紙に印刷できるようになっています。
わざわざ文書を作り直さなくてもよいので、重宝しそうですね☆
Excelのデータを、Wordに差し込んで印刷する。
Wordで作成した案内文を、たくさんの人に送りたい。文書の頭には○○様と名前を入れたいのだが・・・・。このようなとき、文書１つ１つに名前を入力して印刷するのはちょっと面倒ですね。
名前を入力してある、Excelデータがあるときなど、これを上手く利用しない手はありません。Wordでは指定した部分に、Excelシートのデータを、上から順に挿入して印刷することが可能になっております。
そこで今回は、このExcelデータを差し込んでの印刷方法を見ていきましょう！
（※予め、住所録などのExcelデータを準備しておいてください）
★ 操作方法
1.エクセルデータを差し込みたいWord文書を開き、ツールバーの「ツール」から「はがきと差し込み印刷」⇒「差し込み印刷ウィザード」をクリックします。
2.すると画面右側に「差し込み印刷」の作業ウィンドウが表示されるので、「レター」を選び、下の方にある「次へ：ひな型の選択」をクリックします。
3.すると「ひな型の選択」に変わりますので、「現在の文書を使用」を選び、「次へ：宛先の選択」をクリックします。
4.宛先の選択に移ったら、「既存のリストを使用」を選択し、「参照」ボタンをクリックします。
5.ここで該当のExcelファイルを選択し、開くをクリックします。続いて、差し込むデータのあるシート名を選択し、ＯＫをクリックします。
6.「差し込み印刷の宛先」画面が開いたら、左側にある該当でない宛先のチェックを外し、ＯＫをクリックします。（すべての宛先で文書を作成する場合は、チェックを外す必要はありません。）
7.すると文書画面に戻りますので、右下の「次へ：レターの作成」をクリックします。
8.そして、Word文書中のExcelデータを差し込む部分にカーソルを置き、右側のメニューから「差し込みフィールドの挿入」を選びます。
差し込みフィールドの挿入画面が開いたら、該当の項目名（ここでは「氏名」とします。）を選び、「挿入」ボタンをクリックします。
そして、差し込みフィールドの挿入画面を閉じます。
9.文書中のカーソルを置いた位置に「＜＜氏名＞＞」と表示されるので、画面右下の「次へ・・」ボタンをクリックすると、挿入したExcelデータの内容が表示されます。
10.後は、画面右側のメニューで「印刷」をクリックすれば、選択しExcelデータを差し込んだ文書の印刷が開始されます。
作成する文書の数が多ければ多い程、１枚１枚文書を印刷するよりも効率が良くなりますね！
いざというときに、操作を忘れぬよう、一通り練習しておくと良いかもしれません。
