一歩進んだ文書作成をするための、Wordの便利設定
文書作成ソフトの大御所であるWordでは、基本設定意外にも、便利な設定がたくさんあります。このページでは、基本設定に加えて、更に便利に使うための設定集を集めました。
Ｗｏｒｄでオリジナルのショートカットキーを作成する。 挿入図を圧縮して、ファイルサイズを小さくする。 文頭の英文字が、勝手に大文字にならないようにする。 文章を２段組み構成に変更する。 写真入りのＷｏｒｄファイルの容量を、小さくする。 バックアップファイルを自動作成する。
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Wordでオリジナルのショートカットキーを作成する。
ご存知の通り、Wordではたくさんのショートカット操作が存在します。使いこなせば、とても便利なものばかりですね。しかし、Wordではこれ以外でも自分でショートカットキーを作ることが可能なんです。
★ ショートカットキーの作成方法
1.ツールバーの「ツール」から「ユーザー設定」を開きます。
2.ユーザー設定の画面が開いたら、「コマンド」のタブを開き、一番下にある「キーボード」のボタンをクリックします。
3.すると「キーボードのユーザー設定」の画面が開きます。
4.ここで「分類」と「コマンド」（操作内容）の両方を選択し、「割り当てるキーを押してください」のところに、作成したいショートカットキーを、Ctrlボタンと一緒に入力します。（例えば、作業中の文書と閉じるショートカットキーを作成する場合は、分類のところで「ファイル」を選択、コマンドのところで「ＦｉｌｅＣｌｏｓｅ」を選択します。そして、「割り当てるキー・・・」のところに任意で「Ctrl＋Ｑ」などと入力します。）
5.最後の「割り当て」のボタンを押下すれば、設定完了です。
（４）のところで、割り当てるキーを入力する際は、Ctrlキーと一緒にアルファベットや数字を入力する必要があります。（単にアルファベットや数字のみを入力しても、何も反応しません。）用途に合わせて、自分だけのショートカットキーを作成すれば、作業効率がＵＰしそうですね。
挿入図を圧縮して、ファイルサイズを小さくする。
Word文書にたくさんの写真や図が挿入されていると、予想以上にファイルの容量が大きくなってしまいますね。あまりにも大きいと、メールに添付したり、記憶媒体に保存するのもちょっと厄介になります。
そこで、こんなときに利用したいのが、「図の圧縮」の機能です。今回はこの図の圧縮機能の使い方を見ていきましょう！
★ 操作方法
（まず初めに、図形描写ツールバーに「図の圧縮」ボタンを表示させます。もし、表示済みの場合は、（５）からの操作になります。）
1.該当のWordファイルを開き、ツールバーのツールから「ユーザー設定」を開きます。
2.ユーザー設定の画面が開いたら、「コマンド」のタブを開きます。
3.分類のところで「図形描写」を選択し、コマンドから「図の圧縮」を探します。（コマンド内の下の方にあります。）
4.「図の圧縮」コマンドが見つかったら、これをドラグして、図形描写のツールバーに移動します。
5.圧縮させたい写真や図を選択し、この「図の圧縮」ボタンをクリックします。
6.すると「図の圧縮」画面が開くので、ここで図の圧縮にチェックが入っていることを確認し、OKをクリックします。
7.確認画面が表示されたら、「適用」をクリックすれば、操作完了です。
メール添付時に、ちょっとでも容量を減らしたい場合は、ぜひ使いたい操作ですね！但し、図そのものが圧縮済みの場合は、思ったほど効果を得られませんので、ご注意願います。
文頭の英文字が、勝手に大文字にならないようにする。
Wordで英単語を入力するとき、頭文字が勝手に大文字になってしまうことがあるかと思います。文章を入力するときは便利なのですが、ただ単に英単語だけを入力するときは、勝手に大文字になるのが、ちょっと余計なお世話かもしれません。
そこでここでは、英単語の頭文字を、自動で大文字にさせない設定を見て行きましょう！
★ 設定方法
1.ツールバーの「ツール」から「オートコレクトのオプション」を開きます。
2.オートコレクトの画面が開いたら、「オートコレクト」のタブを開き、「文字の先頭を大文字にする」に入っているチェックを外します。
3.最後にＯＫをクリックすれば設定完了です。
又、ある特定の単語だけ頭文字を小文字にしたい場合は、該当の文字にマウスポインタを当て、スマートタグを表示。その中から「元に戻す」を選択すればＯＫです。
英文の入力を頻繁に行わない場合は、今回の設定は是非行ったほうが良いかもしれません。
文章を２段組み構成に変更する。
新聞記事のような書面を作成するため、文章を２段組みにしたい・・・と思ったことはないでしょうか。
２段組みとは、１枚の用紙の右半分に横書きで文章が書かれており、一番下までいったら、左上に戻るような構成のことです。（新聞では、部分によって２段組みや、３段組みになっていますね！）
普段とは違った書面を作成する為、今回はこの「２段組み」の書面を作成する方法を見ていきましょう！
★ 操作方法
1.段組みにしたい部分をドラグし、ツールバーの「書式」から「段組み」をクリックします。（又はツールバーの「段組み」ボタンをクリックします。）
2.「段組」画面が開いたら、「２段」を選択します。
3.最後にＯＫをクリックすれば、設定完了です。
今回は、２段組みについてですが、実際は３段組みまで設定できるようになっています。又、この段組みは指定した部分で設定できるので、見出しは段組みにせずに、文章だけ段組みにすることが可能です。
この「段組み」を上手く使って、読み易い書面を作成したいですね♪
写真入りのWordファイルの容量を、小さくする。
高画質のデジカメで撮った写真をWordファイルに添付すると、想像以上に容量が大きくなってしまう場合があるかと思います。このようなファイルをメールで添付する！となったとき、わざわざ圧縮した画像を貼り直すのはちょっと面倒ですね。
そこで是非使いたいのが、Wordの「図の圧縮」機能です。Wordファイルに挿入された写真や図を、一括で圧縮してくれます。今回はこの図の圧縮方法を見て行きましょう！
★ 設定方法
1.写真が入っているWordファイルを開き、「図」のツールバーから「図の圧縮」のアイコンをクリックします。（図の圧縮アイコンは、図の四隅に矢印が向けられている模様のアイコンです。）
2.「図の圧縮」画面が開いたら、「ドキュメント内のすべての図」を選択し、ＯＫをクリックします。
3.すると「画質が低下します・・」といった趣旨の確認画面が開きますので、「適用」をクリックします。
4.最後に上書き保存をしてあげれば、操作完了です。
今回の図の圧縮は、写真の解像度を下げたり、不要なファイル情報を完全に削除するなどして、ファイルの容量を小さくするものです。
もともと圧縮済みの画像を挿入した場合は、思ったほど効果が得られませんので、予めご了承願います。
バックアップファイルを自動作成する。
Wordには、更新した文書を保存する際に、保存する前の状態のものをバックアップファイルとして別に保存する機能が備わっています。つまり、更新した文書と、更新する前の状態の文書の２つのファイルが保存されるようになります。文書を更新したけれど、前の状態に戻す可能性があるときなど、このバックアップ機能をＯＮにしておくことは、とても有効な設定になります。
そこで今回は、このバックアップファイルを自動作成させる方法を見ていきましょう！
★ 設定方法
1.ツールバーの「ツール」から「オプション」をクリックします。
2.「オプション」画面が開いたら、「保存」のタブをクリックし、「保存オプション」の部分で「バックアップ ファイルを作成する」にチェックを入れます。
3.最後にＯＫをクリックすれば、設定完了です。
この設定後に、Wordファイルを更新・保存すると、「バックアップ〜（ファイル名）〜」というファイルが新たに作成されています。Wordファイルを社内で共有している場合など、ぜひ設定しておきたいですね☆
