Outlook Expressを更に使い易くする為の”便利操作・設定集”
Outlook Expressも、そこそこ使いこなせるようになってきた！という方々へ、是非ご覧頂きたいのが、こちらのページです。Outlook Expressを更に便利に使うための操作や、設定集がたくさんあります。是非一度ご覧頂ければ幸いです。
特定のメールを検索し、まとめて表示させる。 不要なメッセージを一発削除する。 ウィルスの影響で勝手にメールが送られる前に警告を出す。 グループを用いて、同じメールを複数の人へ、一発で送る。 Outlook Expressを複数の人で使い分ける。 外出先などで、メールをチェックする。 アドレス帳を、Ｅｘｃｅｌファイルに変換する。 自宅のディスクトップパソコンに届いたメールを、携帯やノートＰＣに転送する。
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特定のメールを検索し、まとめて表示させる。
Outlook Expressには、「メッセージの検索」機能があります。これを使うと、今まで受信したメールを、項目別（送信者、宛先、件名など）に抽出できるのです。
同じ相手とのメールのやり取りを確認したいときなど、この機能を使えば手間が省けますね。
★ 検索方法
1.Outlook Expressのメニューバーから「編集」⇒「検索」⇒「メッセージ」の順で開きます。
2.メッセージの検索画面が開いたら、抽出するキーワードを入力し、「検索開始」をクリックすると、下方に該当のメッセージが開きます。
たくさんのメールをやり取りしていると、受信トレイから探すのは大変ですね。そんなとき、是非活用して頂ければ幸いです☆
不要なメッセージを一発削除する。
メッセージを削除すると、そのメッセージは「削除済みアイテム」のフォルダ移動されます。迷惑メールなどが多いと、このフォルダ内にいつの間にか100、200通と不要なメール溜まってしまっていた・・なんてことも起こり得ると思います。
この「削除済みアイテム」のフォルダ内のメッセージは、手動でも削除することが出来ますが、Outlook Expressを終了する際に自動での削除も出来るのです。
★ 設定方法
1.メニューバーの「ツール」から「オプション」を開きます。
2.ここで「メンテナンス」タブを開き、「メッセージのクリーンアップ」の項目で「終了時に削除済みアイテムを空にする」にチェックを入れます。最後にＯＫをクリックすれば設定完了です。
ウィルスの影響で勝手にメールが送られる前に警告を出す。
ウィルスの中には、自己増殖の手段として、メールソフトのアドレス帳を用いてウィルスメールを送付してしまうものがあります。これは送信ユーザーがわからないうちに行われてしまうため、アドレス帳に書かれた方々に迷惑をかけてしまう可能性が出て来ます。
そこで、こういったことを回避するため、勝手にメールが送られるときに警告を出す機能が働いてるかどうか、チェックしてあげましょう！
★ 確認方法
1.Outlook Expressのツールバーから、「ツール」⇒「オプション」と開いていきます。
2.オプションが開いたら、「セキュリティ」のタブを表示させます。
3.ウィルス防止の項目で「ほかのアプリケーションが私の名前でメールを送信しようとしたら、警告する」にチェックが入っているか確認します。もし入っていなかったら、チェックをいれて、ＯＫをクリックします。
メールにて増殖を行うウィルスの被害例として、本人は全く気づかずに、アドレス帳の友人からの連絡で初めて気付いたといったことが多いようです。
このようなことを回避するためにも、この項目はきちんとチェックしておきたいですね。
グループを用いて、同じメールを複数の人へ、一発で送る。
社内の同じ部署の方全員や、サークルのメンバー全員にメールを送る際に、いちいちアドレスを選択して送るのはちょっと面倒だったりします。
Outlook Expressでは、いくつかのメールアドレスをグループとして登録しておくことが出来るので、このグループ宛にメールを送信すれば、登録されていた全てのアドレスへメールを送ることが可能になっています。
★ グループの設定方法
1.Outlook Expressを開き、「ツールー」から「アドレス帳」を開きます。
2.アドレス帳のダイアログが開いたら、ツールバーの「ファイル」から「新しいグループ」を開きます。
3.するとグループのプロパティが開きますので、ここに「グループ名」や、グループにいれる方のアドレスを登録していきます。
4.最後にＯＫボタンを押下し、設定完了です。
グループ宛のメール送信は、個人宛と同様に行うことが出来ます。メール送信作業の効率化が図れますね。
Outlook Expressを複数の人で使い分ける。
家庭や職場で、一台のパソコンを共用している場合は、メールなどのプライバシー情報が阻害される問題があります。特にメールは人に見られると、ちょっと嫌な感じがしますね。
しかし、ここでユーザーアカウントの設定を行えば、ユーザーごとにOutlook Expressの使い分けが出来るので、他の人にメールを見られる心配がなくなります。
★ ユーザーアカウントの設定方法
1.Outlook Expressを開き、ツールバーの「ファイル」から「ユーザー」⇒「ユーザーの追加」とクリックしていきます。
2.すると「ユーザーの作成」のダイアログが開きますので、「ユーザー名」を入力します。
3.次に「パスワードの要求」の項目にチェックを入れ、表示されたパスワード入力画面でパスワードを登録し、ＯＫをクリックします。
4.ユーザー作成のダイアログに戻ったら、ＯＫをクリックします。すると「新しく作成したユーザーに切り替えるか？」と聞かれますので、後は用途に合わせて進んでいきます☆
実際にユーザーを切り替える場合は、まずOutlook Expressを立ち上げ、ツールバーのファイルから「ユーザー」⇒「ユーザーの切り替え」を選択して行います。
また、Outlook Express立ち上げ時のユーザーを切り替えたい場合は、「ユーザーの管理」から設定することが出来ます☆
外出先などで、メールをチェックする。
Outlook Expressなどのメールソフトで、メールの送受信を行っていると、自宅又はオフィスのいるときしか、メールを使えません。しかし、外出先でもメールの送受信が行えたら便利なのに・・・といった場合には、Webメールを用いて、外出先でもメールの送受信を行うことが出来ます。
Webメールは、各インターネットプロバイダのホームページなどから、自分のIDでログオンすることで利用できます。
又、プロバイダ以外で、Yahoo、Goo、ｉｎｆｏｓｅｅｋなどでは、フリーメールアドレスを取得ができ、更に、マイページでWebメールをすることも可能になっていますね。
特に、Ｙａｈｏｏでは、Ｙａｈｏｏ以外のメールアドレスを登録しても、Ｙａｈｏｏ上でWebメールが出来てしまいます。（ちょっとした設定が必要ですが・・）
外出先でメールを行いたい場合は、Webメールを利用しない手はありませんね。
アドレス帳を、Excelファイルに変換する。
Outlook Expressのアドレス帳では、名前やメールアドレス、連絡先番号など様々な項目が記録できるようになっています。これらのデータを、Excelで表示することが出来れば、色々と編集し易くなり、印刷も出来るので、たいへん役立つと思います。
今回はＯＥのアドレス帳を、Excelに変換する操作を見ていきましょう☆
★ 操作方法
1.Outlook Expressのツールから、アドレス帳を開きます。
2.アドレス帳の画面が開いたら、「ファイル」⇒「エクスポート」⇒「ほかのアドレス帳」とクリックしていきます。
3.「アドレス帳エクスポートツール」が開いたら、「テキストファイル（ＣＳＶ）」を選択し、「エクスポート」のボタンを押します。
4.すると「ＣＳＶのエクスポート」をいう画面が開くので、ここで保存場所を決定し、次へと進みます。
5.次に、実際にエクスポートする項目にチェックを入れて、完了をクリックします。
6.開いてある画面を閉じて、エクスポートしたＣＳＶファイル開くと、Excelとして起動されます。
ＣＳＶ形式のファイルは、異なるソフト間でのデータの受け渡しに大変役立ちます。
Outlook Expressのアドレス帳に限らず、年賀状作成ソフトの住所録なども、このようなやり方でExcelに変換出来る場合が多いので、是非、試してみてください。
ディスクトップパソコンに届いたメールを携帯やノートＰＣに転送する。
自宅を留守にする際、自宅のＯＥに届いたメールを、ノートＰＣや携帯電話に転送できたら、便利ですね♪
今回は、「メッセージ ルール」を使って、パソコンに届いたメールをノートＰＣや携帯に自動転送する設定を見ていきます。
この設定は、自宅のパソコンとOutlook Expressが常に起動していることが大前提となります。
★ 設定方法
1.まず始めにOutlook Expressがメールを受信する時間間隔を短めに設定します。
（Outlook Expressのツールからオプションを開き、全般のタブで「新着メッセージをチェックする」にチェックが入っていることを確認、更にメールを受信する時間間隔を入力します。）
2.次にツールから「メッセージ ルール」⇒「メール ルール」と開きます。
3.メッセージルールの画面が開いたら、「メール ルール」のタブで右側にある「新規作成」ボタンをクリックします。
4.すると「新規のメッセージルール」が開くので、1番のルールの条件の選択の所で「すべてのメッセージに適用する」にチェックを入れます。
5.次に２番のルールのアクションの選択の所で「指定したユーザーに転送する」にチェックを入れます。
6.そして、３番のルールの説明のところで、青文字表記された「指定したユーザー」をクリックします。
7.すると「ユーザーの選択」画面が開くので、ここで転送先のメールアドレスを入力し、ＯＫをクリックします。
8.最後に４番のルール名を任意で作成し、ＯＫをクリックすれば設定完了です。
Outlook Expressで受信するメールが多いため、受信したメールの一部だけを転送したい場合は、（４）のところで「件名に指定した言葉が含まれる場合」などの条件を選択してあげると良いですね！
急を要するメールを受信したとき、このメールの自動転送は大きな役割を果たしてくれそうです。
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